Twee keer per jaar komt een afvaardiging (voorzitter jeugdbestuur en hoofdtrainer jeugd) van alle betrokken basketclubs bij elkaar om de afgelopen periode te evalueren en de komende periode voor te bereiden. De planning op middellange en lange termijn staat geagendeerd. 

De coördinator van het Jeugdsportnet KDR, afdeling Kempense Basketbalacademie, bereidt het overleg voor en maakt het verslag.